THƯ KÝ HÀNH CHÍNH – ĐỐI NGOẠI

Mô tả công việc

– Quản lý lịch trình:

• Sắp xếp và quản lý lịch làm việc, cuộc họp, và công tác của BOD.
• Đặt lịch họp, hội nghị trong nước và quốc tế.

– Hỗ trợ họp và sự kiện:

• Chuẩn bị tài liệu, nội dung cho các cuộc họp với đối tác nước ngoài, ghi chép
  biên bản và theo dõi sau cuộc họp.
• Tham gia tổ chức sự kiện và hội thảo trong nước, quốc tế; tiếp đón khách hàng,
  đối tác trong và ngoài nước.

– Quản lý hồ sơ, công việc hành chính:

• Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu theo hệ thống, đảm bảo tính bảo mật.
• Liên hệ, làm việc với các cơ quan ban ngành trong việc thực hiện và chuẩn bị
  các hồ sơ theo yêu cầu của cấp trên
• Đảm nhận các công việc hành chính khác khi được yêu cầu.

– Công tác điều phối:

• Hỗ trợ điều phối các hạng mục liên phòng ban.
• Hỗ trợ theo dõi tiến độ của các dự án: xây dựng, cơ sở vật chất, vận hành
  trường học.

– Tham gia vào công tác cơ sở vật chất:

• Thực hiện các kế hoạch mua sắm và theo dõi tiến độ, bao gồm: mua sắm theo
  dự án, mua sắm các đơn hàng quốc tế.
• Đề xuất, theo dõi và quản lý các tài sản, trang thiết bị của phòng.

– Công tác hậu cần:

• Đặt khách sạn, vé máy bay, lên lịch trình, hồ sơ xin visa cho BOD, cấp quản lý
  và các đối tác trong nước, quốc tế,..
• Đón tiếp các đoàn kiểm định, các đối tác trong nước và quốc tế.
• Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên

Yêu cầu

• Tốt nghiệp Đại học với các chuyên ngành có liên quan: Hành chính, Kinh tế,
  Ngoại ngữ.
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, ứng xử hoà nhã.
• Biết cách truyền đạt thông tin để hỗ trợ các phòng ban.
• Linh hoạt giải quyết vấn đề.
• Cần cù, chịu khó, siêng năng, cẩn thận.
• Có tinh thần trách nhiệm trong công việc.